Forstå digital bogføring og dens krav
Med de nye lovkrav om digital bogføring står mange danske virksomheder over for en vigtig overgang i deres regnskabspraksis. Fra den 1. juli 2024 bliver det obligatorisk for B-, C- og D-virksomheder at anvende digitale bogføringssystemer. Dette krav er ikke blot en juridisk formalitet, men en nødvendig tilpasning for at sikre effektiv økonomistyring og overholdelse af gældende regler. For mange virksomheder vil den praktiske implementering dog først ske fra den 1. januar 2025, da dette tidspunkt harmonerer med starten på det nye regnskabsår for størstedelen af virksomhederne.
Vigtige datoer for implementering
Det er essentielt for virksomheder at være opmærksomme på de specifikke tidsfrister, der er fastsat for overgangen til digital bogføring. Selvom loven træder i kraft i midten af 2024, vil den reelle overgang for de fleste virksomheder først ske ved starten af deres nye regnskabsår i 2025. Dette giver virksomhederne tid til at forberede sig og vælge det rette automatiseringssystem til deres behov. For personligt ejede virksomheder og foreninger er der dog en længere frist, hvor kravet først træder i kraft den 1. januar 2026.
Kravets betydning for danske virksomheder
Overgangen til digital bogføring er ikke kun et spørgsmål om compliance, men også en mulighed for at forbedre virksomhedens interne processer. Ved at implementere et digitalt system kan virksomheder opnå bedre performance management og minimere risikoen for fejl i deres regnskaber. Det er derfor vigtigt, at ledelsen i virksomhederne forstår både de juridiske krav og de operationelle fordele ved en digital transformation af bogføringsprocesserne.
Overgangsperioder og compliance
For virksomheder, der skal overholde kravene om digital bogføring, er det vigtigt at forstå de forskellige overgangsperioder. For B-, C- og D-virksomheder træder kravet formelt i kraft den 1. juli 2024, men for mange vil den praktiske overgang først ske den 1. januar 2025. Dette skyldes, at det er mere hensigtsmæssigt at tilpasse overgangen til starten af regnskabsåret. For personligt ejede virksomheder og foreninger er fristen udskudt til den 1. januar 2026, hvilket giver ekstra tid til at forberede sig på de nye krav.
Valg af digitalt bogføringssystem
Et centralt aspekt ved overgangen til digital bogføring er valget af det rette bogføringssystem. Det er vigtigt at vælge et system, der er godkendt og kan håndtere de nødvendige funktioner som automatisering og integration. Virksomheder bør undgå at skifte system midt i et regnskabsår for at sikre en jævn overgang og minimere forstyrrelser i regnskab og controlling. Det er også en god idé at evaluere systemets evne til at støtte virksomhedens langsigtede økonomiske mål.
Praktiske skridt til implementering
Implementeringen af digital bogføring kræver omhyggelig planlægning. Virksomheder bør starte med at kortlægge deres nuværende processer og identificere områder, der kan drage fordel af digitalisering. Det er afgørende at involvere systemudbydere tidligt i processen for at få den nødvendige support og sikre, at systemet er fuldt operationelt inden deadline. Ved at forberede sig i god tid kan virksomheder undgå stressede situationer og sikre, at de er klar til at opfylde de nye digitale krav.
Fordele og udfordringer ved digital bogføring
Digital bogføring bringer en række fordele med sig, som kan være med til at forbedre virksomhedens effektivitet og nøjagtighed. En af de største fordele er reduktionen af fejl, da automatiserede systemer minimerer menneskelige fejl i dataindtastning. Dette kan føre til mere præcise økonomiske rapporter og bedre beslutningsgrundlag for ledelsen. Desuden giver digital bogføring fleksibilitet, da data kan tilgås og behandles fra forskellige enheder og lokationer, hvilket understøtter en mere dynamisk arbejdsproces.
På trods af disse fordele er der også udfordringer, som virksomheder skal være opmærksomme på. Omkostningerne ved implementering af nye systemer kan være betydelige, især for mindre virksomheder. Derudover kræver digital bogføring en vis teknologisk afhængighed, hvilket kan være en barriere for virksomheder uden de nødvendige ressourcer eller ekspertise. Endelig er der et behov for oplæring af medarbejdere, så de kan bruge de nye systemer effektivt.
Indvirkning på mindre virksomheder og foreninger
Mindre virksomheder og foreninger står over for særlige udfordringer i forbindelse med overgangen til digital bogføring. Disse enheder har ofte færre ressourcer til rådighed til at håndtere de nødvendige ændringer. Det er derfor vigtigt, at de strategisk planlægger deres overgang for at sikre, at de kan opfylde kravene inden fristen den 1. januar 2026. Keepers kan hjælpe med consulting og projekter for at sikre en problemfri overgang.
For at imødekomme disse udfordringer kan det være nyttigt for mindre virksomheder og foreninger at samarbejde med eksterne eksperter, der kan levere rådgivning og support gennem hele processen. Dette kan omfatte hjælp til valg af det rette bogføringssystem, oplæring af personale og løbende support for at sikre, at systemerne fungerer optimalt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis min virksomhed ikke er klar til deadline?
Hvis en virksomhed ikke er klar til at overholde kravene til digital bogføring inden deadline, kan det medføre juridiske konsekvenser og potentielle bøder. Det er derfor vigtigt at starte forberedelserne i god tid.
Hvordan kan virksomheder sikre compliance med de nye digitale bogføringslove?
Virksomheder kan sikre compliance ved at vælge godkendte digitale bogføringssystemer, uddanne medarbejdere i brugen af disse systemer og løbende overvåge deres processer for at sikre, at de opfylder lovkravene.
Hvilken support er tilgængelig for virksomheder, der overgår til digital bogføring?
Der er forskellige former for support tilgængelig, herunder rådgivning fra eksperter, træningsprogrammer for medarbejdere og teknisk support fra systemudbydere. Det kan også være en fordel at samarbejde med en professionel partner som Keepers for at få skræddersyet rådgivning og support.