Digitalisering af bilag i danske virksomheder
Digitaliseringen af bilag er blevet en central del af den moderne bogføringspraksis. For danske virksomheder handler det ikke kun om at følge med teknologiske tendenser, men også om at overholde nye lovkrav. Det er vigtigt for virksomheder at forstå, hvornår de skal være klar til at implementere digitale bilag, da dette kan have betydelige konsekvenser for deres regnskab og controlling.
Relevansen af digitale bilag
Digitale bilag er ikke blot en teknologisk opgradering; de repræsenterer en nødvendig tilpasning til de nye krav, der gradvist indføres. For mange virksomheder vil overgangen til digitale bilag betyde en væsentlig effektivisering af deres økonomiske processer. Det er derfor vigtigt for beslutningstagere at overveje, hvordan denne overgang kan påvirke deres finansiel planlægning og overordnede økonomistyring.
Hvornår skal din virksomhed være klar?
De nye krav til digitale bilag træder i kraft på forskellige tidspunkter afhængigt af virksomhedens type og størrelse. For eksempel vil regnskabspligtige virksomheder skulle være klar allerede fra 1. juli 2024, mens andre typer virksomheder har frister i 2025 og 2026. Det er derfor afgørende, at virksomhederne er opmærksomme på deres specifikke deadlines for at sikre compliance og undgå potentielle sanktioner.
Tidslinje for implementering af krav
Implementeringen af digitale bilag i danske virksomheder sker gradvist, og det er vigtigt at forstå de specifikke tidsfrister. Fra 1. juli 2024 vil kravene om digital opbevaring af bilag gælde for selskaber, som er regnskabspligtige virksomheder. Dette betyder, at disse virksomheder skal have deres købs- og salgsbilag digitalt opbevaret i et godkendt system. For ikke-regnskabspligtige virksomheder, såsom enkeltmandsvirksomheder, vil kravene træde i kraft fra 1. januar 2025 eller 2026, afhængigt af deres omsætning. Den sidste deadline er 1. juli 2026, hvor alle virksomheder uden godkendte digitale bogføringssystemer skal være fuldt compliant.
Hvilke bilag skal digitaliseres?
Det er primært købs- og salgsbilag, der skal digitaliseres. Disse bilag fungerer som dokumentation for transaktioner og skal opbevares i et godkendt digitalt bogføringssystem. Det er vigtigt at sikre, at bilagene er tilgængelige i elektronisk format, såsom PDF eller billeder, hvilket gør det lettere at integrere dem i virksomhedens regnskab og controlling. Korrekt digital dokumentation er afgørende for at sikre, at virksomheden kan opfylde lovkravene og være klar til eventuelle revisioner.
Betydningen af digitalisering af bilag
Digitalisering af bilag handler ikke kun om at opfylde lovkrav, men også om at opnå betydelige fordele for virksomheden. Ved at digitalisere bilagene kan virksomheder effektivisere deres økonomiske processer og reducere papirarbejdet. Dette fører til bedre forberedelse til kontrol og revision, da bilagene er let tilgængelige og nemme at fremsøge elektronisk. Desuden øger digitalisering sikkerheden ved at sikre, at alle bilag er korrekt sikkerhedskopieret og kan tilgås ved behov.
Hvordan vælger man det rigtige digitale bogføringssystem?
Valget af et passende digitalt bogføringssystem er en vigtig beslutning for virksomheder, der ønsker at overholde de nye krav til digitale bilag. Det er essentielt at overveje, hvordan systemet kan integreres med eksisterende processer og systemer for at sikre en problemfri overgang. Et godkendt system bør kunne håndtere både købs- og salgsbilag effektivt og opbevare dem i et format, der er let tilgængeligt for revision og kontrol. Keepers tilbyder rådgivning og assistance til virksomheder, der ønsker at finde den bedste løsning til deres behov inden for regnskab og controlling.
Hvad sker der, hvis man ikke overholder kravene?
Manglende overholdelse af de nye krav til digitale bilag kan medføre betydelige konsekvenser for virksomheder. Dette inkluderer potentielle sanktioner og bøder, der kan påvirke virksomhedens økonomiske stabilitet. Det er derfor vigtigt at være proaktiv og sikre, at alle bilag er digitaliseret og opbevaret korrekt. Ved at samarbejde med eksperter som Keepers kan virksomheder få den nødvendige støtte til at navigere i de nye regler og sikre compliance.
Hvordan kan Keepers hjælpe din virksomhed med overgangen?
Keepers tilbyder en række ydelser, der kan hjælpe virksomheder med at overgå til digitale bilag. Med ekspertise inden for consulting og projekter, kan Keepers bistå med at implementere effektive digitale bogføringssystemer og sikre, at overgangen sker gnidningsfrit. Keepers’ erfarne konsulenter kan også tilbyde CFO-sparring og projektledelse for at sikre, at alle aspekter af digitaliseringen håndteres professionelt. Gennem case-eksempler kan virksomheder se, hvordan andre har opnået succes med digitalisering ved hjælp af Keepers.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal digitale bilag være implementeret i min virksomhed?
De specifikke deadlines for implementering af digitale bilag afhænger af virksomhedens type og størrelse. For regnskabspligtige virksomheder er fristen 1. juli 2024, mens ikke-regnskabspligtige virksomheder har frister i 2025 eller 2026, afhængigt af deres omsætning.
Hvilke typer bilag skal digitaliseres?
Det er primært købs- og salgsbilag, der skal digitaliseres. Disse bilag skal opbevares i et godkendt digitalt bogføringssystem for at sikre, at de er tilgængelige ved revision og kontrol.
Hvilke fordele er der ved at digitalisere bilag?
Ved at digitalisere bilag kan virksomheder effektivisere deres økonomiske processer, reducere papirarbejde og forbedre forberedelsen til kontrol og revision. Digitalisering øger også sikkerheden ved at sikre, at bilagene er korrekt sikkerhedskopieret og let tilgængelige.