I 2017 blev Autobranchen anbefalet Keepers af deres revisor fra KPMG. Siden dengang har Keepers assisteret Autobranchen i økonomifunktionen ad flere omgange. I 2018 til sommeren 2019 tog Keepers midlertidigt over på hele regnskabsdelen, herunder udarbejdelse af rapportering og årsregnskab og kiggede Autobranchens processer efter i sømmene med henblik på optimering og strømlining. Det blev starten på et længerevarende og frugtbart samarbejde for begge parter.
Vores størrelse og kompleksitet kræver fleksibilitet i økonomifunktionen
Senest har Keepers samarbejdet med Autobranchen i perioden efterår 2020 frem til nu med facilitering af budgetproces 2021, løbende revision, skift fra økonomistyringssystemet Navision til Business Central samt rapportering for Q3.
I rollen som CFO har Katja Feldstein, Partner & Indehaver i Keepers haft det overordnede ansvar for den fulde drift af økonomifunktionen med Mads Vendelbo som assisterende konsulent. På den måde har Keepers assisteret Autobranchens økonomifunktion gennem flere år, og det er en løsning, der fungerer rigtig godt.
Vi er ca. 20 medarbejdere og er en organisation, der for nuværende ikke har hverken størrelsen eller kompleksiteten, der gør en in-house regnskabsfunktion nødvendig, og der er bare nogle ting, hvor vi har brug for nogen, der virkelig ved, hvad det handler om og er specialiserede på området. Keepers kommer ind i de perioder, hvor der ligger nogle af de tungere opgaver som årsregnskab, rapportering og budgetplanlægning, og så drifter vi det fremadrettet selv resten af året. Det er på den måde en meget fleksibel ordning, fordi vi kan skalere op og ned efter behov.” – Gitte Seeberg, Adm. direktør i Autobranchen.
Det skal ikke bare være bekvemt – det handler om kvalitet og kemi
Autobranchen har gentagne gange valgt Keepers som samarbejdspartner, og det handler ikke kun om, at det er bekvemt, fordi de har været der før og kender deres workflows. Det handler også om kvaliteten i arbejdet og den helt særlige kemi og forståelse, der er parterne imellem.
”Keepers er super gode samarbejdspartnere, og jeg er meget glad for samarbejdet. Det er bare gnidningsfrit, og der er god kemi mellem Keepers medarbejdere og vores egne. Det betyder meget.” – Gitte Seeberg.
Samarbejdet med Autobranchen har ikke kun været til gavn for dem selv, men i høj grad også for Keepers. Og i mødet mellem to kvindelige, stærke erhvervsledere på hver deres område, er der opstået et forhold, der giver værdi for alle parter.
”Vi har virkelig god kemi, og det har været et virkelig inspirerende samarbejde og utrolig spændende at være CFO for en leder med så meget format. Vi har gennem tiden oparbejdet et godt tillidsforhold, og jeg sætter stor pris på Gittes betragtninger, hvilket også gør mig skarpere i mit eget job og virke hos Keepers. Tiden hos Autobranchen har desuden været en rigtig vigtig del af læringsprocessen for vores konsulent, Mads.” – Katja Feldstein, Partner & Indehaver i Keepers.
En interim-løsning er godt givet ud
Når Keepers hyres ind som konsulenter, er det med forventningen om, at konstellationen er midlertidig, og at virksomhederne med tiden selv skal videreføre arbejdet. Og selvom konsulenttimer kan være en stor post i budgettet, er det ifølge Gitte Seeberg, Adm. direktør i Autobranchen godt givet ud.
”Det er selvfølgelig relativt dyrt at hyre konsulenter ind, men en fuldtidsmedarbejder er også en udgift. Det er ikke sådan, at Keepers bare stempler så mange timer ind som muligt. Tværtimod. De er gode til at uddelegere opgaver i organisationen og minimere deres tidsforbrug hos os mest muligt. Målet er jo også på sigt, at vi skal håndtere langt det meste selv.” – Gitte Seeberg.
Tiden er til fleksible løsninger
Da Keepers endnu engang kom ind i billedet i efteråret 2020, var det som tovholder på en række projekter, der skulle løftes i fællesskab med Autobranchen.
”Helt konkret tog vi beslutningen om, at alt skulle leve i skyen. Tiden er til fleksible løsninger, og vi har brug for at kunne arbejde hjemmefra. Beslutningen blev taget før Corona, men den er jo i høj grad aktuel nu. Selvom det har været omkostningsfuldt, er vi så glade for, at vi fik det gjort. Det vil på sigt give os lavere omkostninger og større fleksibilitet arbejdsmæssigt.” – Gitte Seeberg.
Rent praktisk udarbejdede Keepers en projektplan for de opgaver, der skulle tages hånd om og afholdt møder med hver enkelt leder for at kunne facilitere budgetprocessen samt lægge budget for 2021. Det var en travl periode med fuldt run på, idet både budgetplanlægning, rapportering for Q3 og revisionsmateriale skulle være klar før det kommende bestyrelsesmøde, sideløbende med skift af økonomistyringssystem, medlemssystem m.v. samt daglige opgaver som input til løn og afstemninger.
”Det er jo et fælles projekt, men Keepers har været med til at hjælpe os med at komme up-to-date på vores processer. Vores løsning hos Keepers er en rimelig permanent løsning, og de er med til at sikre, at tingene sker på den rigtige måde i den rigtige rækkefølge.” – Gitte Seeberg.
Værdifuld sparring mellem kvindelige erhvervsledere
Udover at hyre en interim CFO ind, har Autobranchen fået yderligere assistance af en af Keepers relativt nyuddannede Keepere. Hos Autobranchen har man været imponeret over indsatsen og positivt indstillet overfor Keepers måde at sikre medarbejderudvikling – også selvom det har betydet, at de har måttet undvære en konsulent, de havde opbygget en relation til, til fordel for en ny.
”Mads er rigtig dygtig og har god forståelse for tingene. Keepers er generelt gode til medarbejderudvikling. De sørger for, at deres medarbejdere kommer rundt i forskellige virksomheder på forskellige opgaver, så de bliver grundigt uddannet. Det betyder jo for os, at vi nogle gange må sige farvel til en konsulent, vi egentlig var glade for, fordi de skal videre. Men det fungerer fint, og der er altid en god overlevering. Så længe CFO’en, der sidder for bordenden, er den samme – i dette tilfælde Katja – så kører det bare.”
Keepers er så småt ved at udfase arbejdet hos Autobranchen i denne omgang og har i den proces fuldt fokus på en god overlevering til den interne kapacitet, der skal varetage opgaverne fremadrettet. Katja forsætter sit arbejde som ekstern CFO og sparringspartner på sidelinjen, samtidig med at Keepers håndterer løndelen, og der altid står et helt Keepers team klar til nye opgaver, skulle de opstå undervejs.
