Fra danske designikoner til FN-bygningen i New York
Du kender dem måske indirekte via nogle af de største danske designikoner inden for møbelbranchen. Deres møbelstoffer er verdenskendte og kan opleves på alt lige fra møblerne i Finn Juhl-salen i FN-bygningen i New York til en række danske designikoners møbler såsom Hans Wegner og Børge Mogensen. Kjellerup Væveri leverer smukke tekstiler i topklasse, og så er de fuldstændig klar over, hvad der skal til for at drive en succesfuld forretning.
Kompleksitet stiller krav til økonomistyringen
Væveriet producerer udelukkende på bestilling, og alt er customized med vilkårlige længder, sammensætning af garner m.m., og der er møbelstof og puder med i omegnen af 10.000 forskellige varenumre. Og selvom Kjellerup Væveri efter eget udsagn er en forholdsvis lille forretning, dog med 20% eksport, har den en kompleksitet svarende til en virksomhed, der omsætter for 100 millioner. Væveriet har tre meget forskellige varegrupper, et tilsvarende antal distributionskanaler samt forskellige kundegrupper, og for at Væveriet skal lykkes med øget vækst, må processer, distribution og salg digitaliseres. Og det kan Keepers’ systemer og ikke mindst faglighed håndtere.
Fortidslevn skiftet ud med nyt økonomistyringssystem
Da Claus Rørslev Bock og Christian Quaade overtog væveriet i 2018, var der et åbenlyst behov for at få ført Kjellerup Væveri ind i det 21. århundrede på økonomistyringsdelen. Man brugte stadig det MS-DOS-baserede Mikrova til at udstede fakturaer til kunderne, mens resten af bogføringen foregik på grønne kassekladder med håndskrevne notater. Udfordringen med digitalisering var tydelig.
Claus og Christian fik dog hurtigt implementeret e-conomic og valgte at beholde den eksterne bogholder, der kom på kontoret et par gange om måneden, idet hun kendte til alle de gamle systemer og processer. Det blev imidlertid hurtigt klart, at denne løsning ikke var optimal, da de to ejere hver uge måtte afsætte mindst en halv arbejdsdag hver især til arbejdet med økonomidelen for at få det hele til at spille. Det var både ineffektivt og ekstremt langhåret.
Ejerne af Kjellerup Væveri. Claus Rørslev Bock (tv.) og Christian Quaade (th.). Fra bookazinet HÅNDVÆRK; foto Rigetta Klint
Effektivt, bedre flow og meget mindre knas
Gennem en tidligere kollega fik Claus og Christian kontakt til Keepers, som de skrev kontrakt med i marts 2019. I Kjellerup blev man nu introduceret for et proaktivt hold af eksperter, der med implementeringen af moderne systemer til håndtering af løn, udlæg, bilag og ikke mindst processer for alvor kunne føre Kjellerup Væveri ind i den digitale tidsalder, hvad angik økonomifunktionen.
Overgangen til Keepers var rigtig god, og deres hjælp var både aflastende, effektiv og tidsbesparende. Det har været en helt igennem positiv oplevelse, og når først systemerne er sat op og i gang, og man er sat ind i det hele, så kører det bare. Der er ikke så meget at tænke på – der er bare et bedre flow og meget mindre knas.
Claus og Christian beskriver desuden onboardingprocessen hos Keepers som professionelt drevet og roser tilgangen til månedsluk, som er både effektiv og hurtig. Konkret har processen for månedsluk resulteret i et betydeligt fald i debitorer for Væveriet, og det giver som bekendt penge i kassen nu og her. I Kjellerup tøver ejerne da heller et ikke sekund, når de bliver spurgt ind til, hvilken værdi samarbejdet har tilført deres virksomhed:
”Vi får super kompetent rådgivning fra Keepers på den tekniske side, og deres systemer tilfører virkelig værdien for kunderne en ekstra dimension. Eksempelvis har systemet Roger.ai raffineret vores indtastnings-og godkendelsesflows for kreditorer, så vi sikrer, at den samme regning ikke bliver betalt dobbelt, skal godkendes unødigt og lignende. Generelt er vores processer stabiliseret med Keepers’ systemer, og der sker langt færre fejl.”
Stor vidensbase og en insisteren på konstant procesoptimering
Hos Keepers stræbes der hele tiden efter at optimere og effektivisere processerne for kunderne, og det er vigtigt, at kunderne oplever Keepers som nærværende og tilgængelig for dem og netop deres udfordringer. Og dette har Kjellerup Væveri mærket på egen krop.
”Keepers er aldrig bange for at prøve noget nyt, hvis de øjner en chance for optimering. Som kunde hos Keepers får man vitterligt følelsen af, at man er deres eneste kunde. De er der bare for én. De reagerer hurtigt og er altid tilgængelige. Samtidig nyder man fuld fordel af, at Keepers har andre kunder og derfor typisk har kendskab til og erfaring med, hvordan netop vores nye problemstillinger kan løses. Man får adgang til en enorm vidensbase, når man outsourcer, og det er en kæmpe fordel.”
Fokus på produktivitet – en enorm gevinst
I Kjellerup har man udover kvalitet i regnskabet også oplevet en helt konkret tidsbesparelse, der frigiver ressourcer til andre værdiskabende aktiviteter. Den månedlige udgift til Keepers er omtrent svarende til den tidligere bogholders lønudgifter, så selvom der økonomisk ikke er nogen besparelse, er værdien af arbejdet til at tage og føle på. Senest er butikssalget via iZettles kasseapparat/terminal blevet integreret direkte med e-conomic, således at det eneste, der skal afstemmes, er kassebeholdningen.
Keepers fungerer som en partner, der hjælper os trinvist med digitaliseringen af forretningen. Vi kan nu fokusere på produktiviteten i stedet for at trække en dag ud af kalenderen på ugentlig basis for at holde styr på, hvad der sker i bogholderiet. Det er en enorm gevinst.
En HR-funktion med i købet
I Kjellerup Væveri har man tidligere selv kørt lønudbetalingerne, men i forlængelse af det gode samarbejde om bogholderiet var det helt naturligt, at Keepers også overtog denne del. Derfor er det heller ikke så underligt, at Væveriet gennem anbefalinger har ført nye kunder i retning af Keepers.
”Her [hos Keepers’ Payroll-afdeling] får vi også enormt god service og nærmest en hel HR-funktion med i købet. De kigger vores kontrakter igennem og sikrer, at alt er, som det skal være. Vi er så tilfredse med samarbejdet og anbefaler altid Keepers til andre, hvor vi kan se, at der kunne være et reelt match.”
Ejere af Kjellerup Væveri Claus Rørslev Bock og Christian Quaade har i fællesskab udtalt sig til og er citeret i denne artikel.
